Value Stream Mapping (VSM): desenhe um Mapa de Valor

Usando o VSM - Apresentação

Olá! O Roberto Sabino poderia começar este curso dizendo que é instrutor na Alura, especialista em agilidade e engenharia de software, mas…

Se ainda não conhece o Sabino, isso significa que você não fez o curso VSM: Conheça o mapeamento de fluxo de valor, pré-requisito para este curso aqui. Por isso, é importante que você faça esse primeiro curso antes de continuar.

Porém, se você já fez o curso Conheça o mapeamento de fluxo de valor e quer continuar o seu aprendizado sobre o VSM, você está no caminho certo!

Relembrando um pouco do contexto: A equipe do projeto é a mesma que conhecemos no primeiro curso, composta pela Rita, pelo Rodrigo, pelo Beto e pelo Luciano. O nosso estudo de caso é o mesmo: o cartão especial premium da Bytebank. Porém, agora faremos um mapeamento um pouco mais detalhado, trabalhando com o SIPOC e o VSM, mas em uma ferramenta específica.

A Rita e o Rodrigo, com o auxílio do Beto, identificaram algumas ferramentas e decidiram fazer um modelo de planilha do Excel que ficou muito legal e ficará disponível para você após fazer este curso.

Apesar de o Excel não ser uma ferramenta de modelagem, ele nos ajudará muito com o mapeamento de SIPOC "as is" e de SIPOC "to be", bem como de VSM "as is" e de VSM "to be". Trataremos tudo isso com calma durante o curso, não se preocupe.

Assim, conheceremos a ferramenta e identificaremos como ela pode nos ajudar no nosso cotidiano, faremos o mapeamento do SIPOC, derivaremos o VSM e aprenderemos como usar o Excel para fazer as versões "as is" e "to be" de cada mapeamento.

Em seguida, relembraremos as métricas de lead time e cycle time para montar o VSM e entender o fluxo, especialmente na hora de inserir esses tempos.

Talvez a parte mais detalhada do curso é o momento em que aprenderemos mais sobre os desperdícios do Lean. Nessa parte, falaremos de cada desperdício, conheceremos exemplos e descobriremos como evitá-los.

Ao fim do curso, veremos que o Excel pode ser usado em um tablet ou celular e o Sabino nos mostrará como. Lembrando que este curso é uma continuação do curso VSM: conheça o mapeamento de fluxo de valor. Se você já fez o primeiro treinamento, vem com a gente aprender como fazer o VSM com o Excel. Esperamos você na primeira aula!

Usando o VSM - Recordando nossa história

Vamos começar o curso VSM: Desenhe o mapa de valor?

Lembrando que este curso é uma sequência do VSM: Conheça o mapeamento de fluxo de valor. No curso anterior, trouxemos todo o conceito de VSM e agora desenharemos um mapa, na prática. Por isso, é importante que você faça o primeiro curso antes de continuar.

Recapitulando o contexto

A Bytebank tem uma equipe de dois analistas de sistemas, a Rita e o Rodrigo. Ambos atendem à área de negócios, cujo gerente é o Luciano. Além disso, eles também são auxiliados pelo Beto, o agilista sênior.

A Rita é uma analista nova na área e está aberta ao trabalho ágil, desde que seja usando as suas melhores práticas. No começo da nossa história, ela ainda não conhecia nada sobre o mapeamento de processos e achava que este não se alinhava à agilidade.

Porém, no primeiro curso percebemos que é possível mapear processos e trabalhar de forma ágil. Podemos fazer isso se conhecermos os conceitos de mapeamento de processo e mapeamento de valor.

O Rodrigo já trabalha na área há muito tempo e usou muito o método cascata e o mapeamento de processos em sua vida profissional. Ele aceitou a agilidade, mas, no fundo, tem saudades do "tradicional". Por isso, ele sempre tentará resgatar um pouco das abordagens mais tradicionais. O Rodrigo não conhecia o Lean nem o VSM.

O Beto, agilista sênior, tem muita experiência na área de sistemas. Pode ser que, na sua empresa, as pessoas que atuam como agilistas só queiram saber de práticas ágeis e não mergulhem no que realmente precisa ser feito. Isso acontece.

Mas o Beto é alguém que realmente pode ajudar a Rita e o Rodrigo, pois estudou vários conceitos de agilidade, mas não é um fanático por nenhum deles.

Isso é ótimo porque, quando uma pessoa é fanática por algum modelo de trabalho, ela só sabe falar daquilo. Esse não é o caso do Beto. Ele acredita que a melhor prática é aquela que nos traz resultados.

O Luciano, da área de negócios, valoriza os processos e prioriza as práticas que evitam os desperdícios, o que tem tudo a ver com o pensamento Lean. O Luciano trabalha há 15 anos no ramo de cartões, mas não entende muito de agilidade nem vê muito valor nesses modelos.

O nosso projeto é o cartão especial premium da Bytebank. Antes de continuarmos, retomaremos alguns pontos do curso anterior. O primeiro diz respeito ao uso do mapeamento de processos no lugar da jornada de usuário.

Algumas características da jornada de usuário são:

• Normalmente é mais simples que o mapeamento de processos;
• É focada na pessoa usuária;
• Depende da persona.

Além disso, um mesmo produto ou pessoa usuária pode ter várias jornadas.

Já o mapa de processo:

• Costuma ser mais detalhado;
• É focado no processo;
• Depende do entorno.

Além disso, um mesmo negócio pode ter vários processos. Não é preciso mapear todo o negócio em um único processo, pois isso pode levar a detalhamentos equivocados.

No curso anterior, percebemos que é possível usar o mapa de processos no lugar da jornada de usuário quando isso já é um hábito da empresa. Isso pode ser usado para mapear histórias de usuário.

Para isso, basta que, em vez de elencar os passos de uma jornada de usuário, detalhemos os passos de um processo mapeado. Assim, inseriremos as nossas atividades e histórias relacionadas a cada uma. Lembrando que não falaremos de mapa de histórias neste curso.

Anteriormente, também abordamos as situações que levam à desatualização do mapa de processos e devem, portanto, ser evitadas. São elas:

• Quando os documentos são usados apenas por obrigação;
• Há falta de conhecimento da "notação", ou linguagem usada no mapa de processos;
• A ferramenta utilizada dificulta o acesso de todas as pessoas ao mapa;
• Existe uma disputa entre métodos e ferramentas (tais como Scrum, Kanban, método tradicional, etc.);
• Há um grau excessivo de detalhes no mapeamento.

Alguns exemplos de ferramentas que dificultam o acesso ao mapa de valor são quando apenas algumas pessoas a acessam, ela exige um login especial, uma máquina específica ou é de difícil utilização.

Já a disputa entre métodos e ferramentas ocorre quando cada equipe quer usar um método diferente para mapear o processo e cada uma pensa que a sua escolha é a melhor.

Isso promove a desatualização dos artefatos porque, em meio a essa guerra, as pessoas que trabalham com agilidade acabam desenvolvendo um pavor pelo mapeamento de processos.

Não faz sentido separar agilidade de mapeamento de processos: precisamos apenas saber o fazer para que ambos funcionem a nosso favor. Por fim, qualquer documento com um grau excessivo de detalhes ficará certamente desatualizado.

No fim do primeiro curso, detalhamos como transformar o mapeamento SIPOC em um VSM e, em seguida, abordamos os tempos importantes para o mapa. Retomaremos tudo isso agora, desenhando um mapa de valor (VSM) com uma ferramenta específica. Falaremos dela nos próximos vídeos.

Usando o VSM - Iniciando um mapa do zero

Você provavelmente já cansou de ouvir o Sabino dizendo que é possível mapear processos enquanto trabalhamos com agilidade, mas ele ainda repetirá isso muitas vezes: é importante entendermos que mapear processos pode, sim, beneficiar o trabalho com agilidade!

Retomando a nossa história, a Rita diz o seguinte:

Rita: "Luciano, para esse novo projeto, vamos utilizar o novo modelo de VSM, ok?".

O que seria esse novo modelo de VSM? Quando começamos a usar uma técnica nova com o VSM, é normal evoluirmos com ela e criarmos modelos distintos.

O Luciano pergunta:

Luciano: "Vocês fizeram o estudo com três ferramentas, como combinamos?".

Anteriormente, a área de sistemas disse que avaliaria algumas opções de ferramentas e escolheria uma para fazer o mapeamento dos processos. Foi isso que eles fizeram:

Mural

Avaliaram a ferramenta Mural, conhecida e fácil de usar, que tem uma série de templates editáveis. O Mural representa um conjunto de ferramentas de modelagem com modelos pré-estabelecidos para facilitar o trabalho de equipes iniciantes.

Assim, o Mural é muito usado por quem está começando. Ele tem uma versão gratuita e outra por assinatura. No contexto empresarial, normalmente precisaremos fazer uma assinatura, já que a versão gratuita tem uma série de limitações.

Além disso, ele possibilita a integração com outras ferramentas, como as da Microsoft. No entanto, o principal objetivo do Mural é permitir que façamos o mapeamento ao oferecer modelos para isso.

Seu uso é um tanto estático. É o tipo de ferramenta que serve para montarmos os documentos e deixá-los disponíveis para consulta. Não é uma ferramenta voltada à análise de dados, por exemplo.

O Mural tem um modelo específico para VSM, que tem um espaço para inserção dos passos do processo no topo, seguido por uma matriz contendo os detalhes do mapa.

Visio

O Visio é uma ferramenta de modelagem bem antiga, com uma versão incluída no Microsoft 365, de acesso fácil às empresas. Ele também possibilita a integração com outras ferramentas, especialmente as da Microsoft.

Seu uso é estritamente estático no plano mais simples, pois o plano de assinatura mais básico permite somente a inserção de desenhos estáticos. Porém, o plano completo permite a integração com o Excel e o Sharepoint.

Para quem está no início, essa ferramenta é um pouco mais complexa. O Visio parece destinada a fazer o mapeamento de fluxogramas: em sua interface, é possível escolher formas geométricas e compor fluxos de trabalho.

Excel

A Rita e o Rodrigo optaram por tentar desenvolver um bom modelo em Excel. "Sabino, mas o Excel não é uma ferramenta para isso, certo?". Certo! E é preciso conhecer muito de Excel para desenvolver um mapa de valor nessa ferramenta.

O Excel não é uma ferramenta de modelagem, mas é muito versátil e fácil de usar. Além disso, o Excel tem uma versão online que permite a edição colaborativa de um documento e pode ser usado no celular ou no tablet.

Imagine que você está visitando outra área e deseja fazer ajustes rápidos na planilha. Isso é possível de ser feito diretamente por um celular ou tablet.

O Excel também tem recursos de automação, interessantes para quem entende de VBA e sabe utilizar esses recursos. Neste curso, evitaremos usá-lo para não dificultar a manutenção para a equipe de sistemas que utilizará o mapa.

Conheceremos o modelo usado pela Rita e pelo Rodrigo mais adiante, mas ele terá um mapeamento SIPOC, com um modelo voltado ao nosso projeto, e um VSM que aprenderemos a usar. Para acompanhar o curso, no link a seguir, você tem acesso à atividade com a planilha para download.

Sobre o curso Value Stream Mapping (VSM): desenhe um Mapa de Valor

O curso Value Stream Mapping (VSM): desenhe um Mapa de Valor possui 131 minutos de vídeos, em um total de 33 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Administração e Gestão em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Usando o VSM
• Mapeando do SIPOC
• VSM e ferramenta
• Desperdícios do Lean
• Aprendendo juntos