Práticas Ágeis: construa um ambiente ágil

O Timebox - Introdução

Olá pessoal, sejam bem vindos ao curso de práticas ágeis, o meu nome é Mário Melo e eu vou passar um pouquinho agora sobre os tópicos que nós vamos abordar ao longo desse curso.

Na primeira aula a gente vai falar sobre timebox que é o conceito de limitar o tempo que a gente dedica a certas atividades.

Depois vamos falar um pouquinho sobre as estimativas e bater um pouco naquela ideia da estimativa precisa, avaliar a diferença entre estimar e comparar e pensar no que que a gente é melhor nisso daí.

Aí vamos passar para a parte de tamanho, chama tamanho, como que a gente estima tamanho, existe alguma técnica pra fazer isso, por que que a gente faz isso, quais erros a gente pode cometer nesse processo.

Então vamos começar a quantificar essas estimativas, usando story points, vou explicar um pouco qual que é a ideia que existe por trás deles, qual é a história e como que a gente faz pra ficar um pouco melhor nisso também.

E aí a gente vai para a parte que eu considero mais importante, business value, estimar o valor que a gente está entregando para o cliente, com cada feature, com cada user story que a gente entrega para ele.

Depois vamos começar a avaliar a estimativa de vazão, estimativa do quanto a gente é capaz de entregar em um determinado período de tempo.

Basicamente juntando a ideia de time box com as estimativas de tamanho e story points que a gente conversa nas aulas que eu já mencionei.

E pra finalizar a gente vai falar sobre contratos ágeis, como que a gente faz para escrever um contrato que é capaz de responder à mudança e colaborar com o cliente ao mesmo tempo, evitando aqueles atritos bem comuns como a eterna discussão do isso estava no contrato ou não estava no contrato.

É extra ou não é?

Valeu moçada.

O Timebox - Timebox

Bom pessoal, vamos começar falando sobre time box, que é um conceito simples, mas muito poderoso, muito poderoso mesmo.

A ideia do time box é tão simples quanto limitar o tempo de uma determinada atividade.

Basicamente é sobre isso que eu vou falar, limitar o tempo de uma determinada atividade.

Mas por que limitar?

Bom, se a gente não limita o tempo que a gente tem para desenvolver uma determinada atividade, a gente acaba tomando todo o tempo que tem disponível, ou não todo o tempo, mas a gente tem uma tendência a dar aquela esticadinha.

É como quando a gente tem um trabalho para fazer, vamos supor, da faculdade, que é um clássico, aí você estima que vai gastar uma hora para fazer aquele trabalho e você tem uma semana inteira para fazer, mas só vai fazer na última hora.

A ideia do time box não está diretamente relacionada a prazos, mas sim a tempo de início e fim, quanto tempo no total eu vou gastar.

Eu vou sentar e fazer uma única atividade durante um período de tempo e quando a gente faz isso, a gente foca um pouco mais.

O objetivo e o comprometimento, o nosso foco fica bem definido em um objetivo e a gente se compromete um pouco mais.

É assim que funciona, por exemplo, no Scrum, que é um framework ágil bem famoso.

A ideia de se ter sprints, que são intervalos de tempo dedicados para se desenvolver, onde a gente entrega sempre algo ao final, é uma ideia de time box. É estranho porque é um time box grande, de duas semanas, quatro semanas.

Mas é um time box, a gente para para pensar é um time box grande, mas ainda é um time box.

Geralmente o conceito de time box, ele está associado a time box menores, um pouco menorzinhos.

Quando a gente fala, vamos supor: "olha, vamos fazer uma reunião aqui, fazer um brainstorm". O brainstorm é um clássico porque cada um tem as ideias, à medida que uma ideia surge, aquilo ali dispara uma outra ideia, a pessoa escuta, pensa em outra coisa, e a gente consegue levar esse processo brainstorm durante muito tempo.

A reunião pode se estender em excesso e a ideia do time box é falar: "nós vamos fazer isso durante, sei lá, uma hora" e nessa uma hora a gente só vai fazer isso. Outro ponto importante é o foco e o comprometimento, a gente tem um objetivo claro, fazer o brainstorm então durante uma hora.

Pronto, terminou aquela uma hora: "eu tive uma nova ideia", "olha, as ideias que surgiram primeiro aqui nessa uma hora é que a gente vai considerar, já deu, a gente já tem ideia suficiente, o que está aqui já é bom o bastante" e bola para frente, vamos fazer a próxima atividade.

Essa ideia favorece muito a ideia do PDCA, aquele conceito de planejar, fazer, conferir o que foi feito e agir para que em uma próxima vez a gente possa fazer de uma forma melhor, de uma forma mais agradável.

Um outro ponto que é bem interessante de time box, uma técnica famosa e que para mim, eu pessoalmente uso e melhora muito a minha produtividade. Eu sou meio desfocado às vezes, eu tenho uma facilidade muito grande para perder a atenção, estou de repente escrevendo um código ou um documento, passa um mosquito do meu lado e eu "olha, um mosquito" e na hora que eu volto eu já tenho que parar "opa, o que que eu estou fazendo, deixa eu olhar aqui, vou reler o documento, onde é que eu parei" e perco aquele tempo.

A ideia do pomodoro é uma ideia muito simples, baseada em time box, que é a ideia de se trabalhar 25 minutos e parar cinco minutos e depois de trabalhar 25 minutos por quatro vezes seguidas, 25, cinco de pausa, 25, cinco de pausa, 25, cinco de pausa, na hora que você termina de trabalhar 25 pela quarta vez, você ganha 15 minutos de folga e aí esse ciclo se repete.

O que é interessante no pomodoro é que, para ele funcionar bem, a gente tem que respeitar algumas regrinhas, como por exemplo, a rigidez com relação ao tempo.

A partir do momento que eu comecei a trabalhar, eu não faço outra coisa, eu não vou atender o telefone, eu não vou dar uma olhadinha na rede social, nada disso, não vai ter um alt tab no meu computador.

Mas em compensação, quando ele apitar a folga — vamos supor que eu estou escrevendo um documento, estou lá escrevendo um documento e apitou, se eu tiver no meio de uma palavra, eu paro no meio da palavra, não existe aquela: "deixa eu concluir", não vai concluir, está no meio da palavra, para e vai curtir a sua folga, cinco minutos: "vou ver um vídeo", "ótimo".

Apitou para voltar a trabalhar, está no meio do vídeo, parou, pausa o vídeo, volta para trabalhar.

E é isso que vai fazer o pomodoro funcionar — você mostrar que o trabalho realmente é trabalho e a folga é só folga.

É uma coisa interessante porque essa rigidez diminui o chaveamento de contexto, a gente para de ficar trocando demais de atividade, "eu faço, nesse últimos 25 minutos o que que eu fiz? Eu fiz uma única coisa, trabalhei neste documento", então a produtividade tende a crescer bastante.

E o fato da gente ter as pausas nos ajuda a manter uma certa motivação, não cansar, não perder energia.

É uma técnica sensacional que eu costumo aplicar algo parecido em reuniões. Reuniões são, é um outro evento onde a gente costuma gastar, sempre, muito mais tempo do que deveria. Acaba que marca uma reunião para às duas horas e vamos supor, cinco pessoas na reunião.

Duas chegam às duas, uma chega duas e cinco, a outra chega duas e dez. Aí a pessoa que chegou duas, logo no começo, levanta para tomar um café, porque a reunião não começou, aí chega o outro — o último atrasado —, mas aí está faltando a pessoa que foi para o café, então a outra resolve ir no banheiro e a reunião começa duas e vinte.

Aí duas e vinte vamos fazer um brainstorm. Vai, toma-se todo o tempo que é necessário, a reunião que era para ser de duas às três já começou duas e meia e aí vai até quatro, quatro e pouco, as pessoas começam a abrir o notebook na reunião, fazer outra coisa porque perdeu-se o foco.

Então o que eu costumo fazer para corrigir esse problema é trabalhar com pequenos time box.

Primeira coisa que eu faço, crio um gráfico, um gráfico de pizza mesmo e coloca lá divisões de tempo "pessoal, o que que a gente vai fazer aqui hoje?", "o objetivo é sair daqui com essa dúvida resolvida".

Ótimo, então vamos resolver esta dúvida.

Como que a gente vai resolver, vamos pensar aqui, a reunião dura uma hora, uma hora e 20, beleza, "vamos fazer 15 minutos de introdução para a gente expor o assunto, pode ser?", "pode" , "e vamos fazer o que depois?", "depois a gente faz um lean coffee, a gente faz isso, faz", pronto desenhamos lá o gráfico de pizza da divisão de tempo da reunião.

E alguém vai ser o time keeper, alguém vai olhar e falar assim "acabou a introdução", "mas não deu tempo de falar tudo o que eu queria, eu queria introduzir um pouco mais o assunto", "não interessa, está bom o bastante, o que você falou, o que foi dito nesses 15 minutos, é o melhor que poderia ser dito".

Se a gente começar a comer tempo da próxima atividade vai ser pior, então já para ali e vamos fazer um brain writing que é, no caso desse gráfico aqui, a próxima etapa.

Bom, esse tipo de visualização ajuda muito a gente a manter o time box porque a nossa natureza, é meio complicado manter um time box tão rígido. Dessa forma ajuda bastante, o que sair daqui, passou desse tempo já não vai colaborar tanto, se a gente fosse desenhar uma curva de benefício, a gente tem um benefício muito grande no começo e agora, se a gente ficar aqui discutindo, vai melhorar, mas pouca coisa a um custo de tempo muito alto. A gente não quer isso: acabou, acabou, vamos para a próxima etapa.

Ah, terminou o tempo da reunião, não deu para discutir tudo, é isso aí que deu para discutir e já é o bastante. Se preciso for, a gente marca uma outra sessão, até com uma agenda diferente dessa, porque agora falta menos coisa, ou porque essa agenda ainda não funciona tão bem, a gente faz o PDCA, a gente adapta.

Então a ideia do time box é muito poderosa, é muito simples, muito simples. Mas é muito poderosa e para ela funcionar eu queria deixar três dicas que eu considero fundamentais: a primeira é pontualidade, eu acho que eu já falei isso implicitamente bastante nesse vídeo, tanto do pomodoro quando eu falei "apitou para, apitou volta", quanto da reunião o que acabou, o que coube naquele tempo é o que deu para fazer, tá bom o bastante.

A segunda é visibilidade, é muito legal enquanto a gente está trabalhando a gente poder saber quanto tempo a gente vai gastar, é um combinado, principalmente se for uma reunião, quanto tempo nós vamos gastar com esse assunto e quanto tempo ainda temos, quanto já se passou.

E por último é o hábito de se fazer um defriefing e também uma retrospectiva. Então a ideia do debriefing é, se for uma reunião, no caso, terminamos a reunião, vamos planejar desde o comecinho alguns minutinhos no final, não precisa ser muita coisa, para garantir que todo mundo entendeu ou saiu dali com o mesmo entendimento.

Existe uma ferramenta de debriefing interessantíssima que é basicamente um dado, que tem técnica de se fazer debriefing, e ele adiciona uma certa diversão na reunião, eu vou deixar o link para vocês. Tentem acessar e aplicar na próxima reunião e se puderem depois me contem como foi o uso da ferramenta.

O Timebox - Nas trincheiras: Práticas ágeis no dia a dia

A gente tem as práticas básicas, bem conhecidas do mercado, por exemplo, como o planning, é uma reunião que você reúne ali todo o teu time, o teu squad, enfim, e você vai planejar o teu próximo ciclo, a próxima história.

A gente praticamente não trabalha aqui com sprints, mas podemos trabalhar também, não é nenhuma questão, é que nesse momento a gente está usando mais Kanban, então você tem o processo mais fluido, a gente não planeja um tempo grande de entrega, geralmente a gente faz o planejamento mais sob demanda, por exemplo, a gente precisa colocar uma nova feature para desenvolver, a gente planeja ela, depois, está terminando o desenvolvimento dessa, a gente pega a próxima e planeja.

A gente elimina o desperdício do que eu planejar dez coisas e durante essa jornada, de repente os dois, três último itens eu nem vou fazer mais, então eu não invisto um tempo agora com algo que está com a prioridade mais baixa.

A gente pega sempre o que está mais no topo do backlog e o que está próximo de entrar no fluxo.

Daily, o alinhamento diário do time, todos os squads fazem as deles e cada uma da sua forma também, a gente respeita essa individualidade da própria squad e cada um. Tem squad, por exemplo, que o Agile coach puxa a linha dele, tem squad que o Agile coach já transferiu isso para o time em um processo de fortalecer a auto-organização, então alguém do time já puxa, às vezes é rodízio, às vezes é sempre a mesma pessoa, então dailies têm vários formatos.

Tem daily que eles usam para fazer uma passagem de conhecimento sobre alguma coisa, então ela é um pouco mais extensa, não segue aqueles 15 minutos talvez, mas o grupo acha que é um benefício então, às vezes, eles levam meia hora e ok para aquele grupo.

Tem gente que faz mais rápido, cinco minutos.

Retrospectiva também que é uma boa prática, eu diria que talvez essa seja a principal cerimônia falando do Kit ágil que é você rever, é um momento para você parar, para você pensar o que que você fez, o que que você pode fazer diferente, se a gente tirasse todas as outras e se mantivesse essa já teria auto valor e a cadência das retrospectivas também cada squad faz da sua forma, tem gente que faz a cada 15 dias, tem gente que faz por mês, tem gente que faz por quarter, tem gente que faz sob demanda, estou sentido a necessidade de fazer uma retrospectiva específica, com uma abordagem específica, aí cada Agile coach junto com o squad monta estratégia.

Refine que alguns squads fazem antes de ir para o planejamento, antes de entrar para a squad, que é ainda muito embrionário, muito incerto, então precisa detalhar um pouco melhor, chamar pessoas de outras áreas, ver se isso é necessário mesmo.

Algumas squads fazem aquela espécie de review que tem lá no Scrum, que é a apresentação do que foi feito, então umas apresentam quando termina uma feature e outras assim, eu junto duas, três, quatro features e vou lá e apresentou isso.

Então a gente tem muito pouca padronização porque a gente acredita que há formas diferentes de se atingir o mesmo resultado e que, às vezes, se você condicionar numa única forma você pode perder o melhor das pessoas, o seu potencial.

Acho que isso, inclusive, combina como o mindset ágil, inclusive, que é a questão dessa adaptação.

Sobre o curso Práticas Ágeis: construa um ambiente ágil

O curso Práticas Ágeis: construa um ambiente ágil possui 90 minutos de vídeos, em um total de 30 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Agilidade em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

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