Praticando Excel: utilizando fórmulas matemáticas

Utilizando fórmulas matemáticas - Aplicando fórmulas com o Excel

Olá! Eu sou o João, instrutor de Ciência de Dados na Alura.

Audiodescrição: João Miranda se identifica como um homem branco. Possui cabelo e barba curtos, castanho-escuros. No corpo, veste uma camiseta preta. Está sentado em uma cadeira. Ao fundo, uma parede lisa, iluminada em tons de azul e verde. Na parte superior central da parede, um desenho que referencia a série O Senhor dos Anéis.

Utilizando fórmulas básicas no Excel

Vamos entender como utilizar fórmulas simples dentro do Excel, como as fórmulas de soma, média, valor mínimo e valor máximo. Também exploraremos uma ferramenta muito interessante: o subtotal, que agiliza o processo de obtenção dessas fórmulas.

Para isso, utilizaremos a seguinte tabela, contendo as vendas de quatro produtos diferentes ao longo do ano:

Suponhamos que queremos obter:

• O valor total de vendas ao longo do ano de cada um dos produtos.
• A média de vendas em relação aos meses de cada produto.
• O valor mínimo de vendas daquele ano.
• O valor máximo de vendas daquele ano.
• O valor de vendas total de cada um dos meses.

Somando valores com a função SOMA

Na célula N2, parte da coluna de total, faremos esse cálculo. Poderíamos utilizar a fórmula =SOMA, que serve para somar várias células no Excel. No entanto, utilizaremos a funcionalidade de autossoma.

Com a célula onde queremos fazer o cálculo selecionada, acessaremos o menu superior do Excel. Em seu interior, clicaremos em "Página inicial" ou "Fórmulas" para encontrar a funcionalidade "AutoSoma".

Ao clicar no botão de somatório da autossoma cujo símbolo é a letra sigma (Σ), ele insere a fórmula =SOMA(B2:M2), compreendendo o intervalo de janeiro a dezembro na linha 2. Ao pressionar "Enter", ele faz automaticamente a soma de todo aquele ano.

Podemos replicar essa fórmula para as células abaixo e calcular o total para os outros produtos. Para isso, podemos:

• Clicar no canto inferior direito da célula com a fórmula e arrastar para as células de baixo (N3, N4 e N5) ou
• Pressionar "Ctrl + C" na célula da fórmula para copiá-la, selecionar as células de baixo simultaneamente e pressionar "Ctrl + V" para colar.

O resultado ficou assim:

Calculando a média de vendas com MÉDIA

Agora, vamos extrair a média de cada mês para entender a média daquele produto ao longo do ano. Podemos utilizar a mesma funcionalidade de autossoma.

No menu superior, abaixo do botão com o ícone da letra sigma, há um botão com uma seta para baixo. Selecionaremos essa opção e encontraremos diversas funcionalidades na lista suspensa exibida:

• Soma;
• Média;
• Contar números;
• Máximo;
• Mínimo.

Selecionando a célula O2, clicaremos na seta para baixo e escolheremos a opção "Média". O Excel fará o cálculo automático da média ao longo do ano, mas considerará a célula N2 com o total. Portanto, ajustaremos essa fórmula para =MÉDIA(B2:M2), removendo a referência incorreta à célula de total.

Após pressionar "Enter", podemos copiar essa fórmula e colar nas três células abaixo. O resultado ficou assim:

Identificando valores mínimo e máximo

Faremos o mesmo para o mínimo e para o máximo. Selecionaremos a célula P2, clicaremos na seta para baixo da opção autossoma e escolheremos a opção "Mínimo", que insere a fórmula =MÍNIMO(B2:O2). Ajustaremos a fórmula para =MÍNIMO(B2:M2), removendo a célula de total. Por fim, copiaremos essa fórmula e colaremos nas células abaixo.

O mesmo procedimento será feito para o máximo: clicaremos na célula Q2 e na seta de autossoma, selecionaremos "Máximo", ajustaremos a fórmula e a aplicaremos às demais células.

O resultado é o seguinte:

Obtendo o total de vendas por mês

Para obter a soma total de cada mês da quantidade de vendas, selecionaremos as células de B6 até M6, abaixo dos meses, todas ao mesmo tempo. Clicaremos no somatório de autossoma e, automaticamente, ele inserirá as fórmulas =SOMA(B2:B5), =SOMA(C2:C5), e assim por diante para cada mês.

Automatizando cálculos com a ferramenta de subtotal

Vamos explorar outro caso na segunda aba da planilha, onde temos a seguinte tabela contendo vendas ao longo dos dias. Nela, temos informações de datas, separadas por vendedor:

Queremos entender o total de vendas de cada um dos dias.

Se utilizássemos a autossoma ou escrevêssemos a fórmula manualmente, precisaríamos de uma tabela auxiliar para calcular cada um dos dias, resultando em muito trabalho. No entanto, o Excel possui a funcionalidade de subtotal, que já faz isso automaticamente.

Com base em uma tabela, ele realiza cálculos como soma, média, mínimo e máximo para uma determinada coluna. No nosso caso, escolheremos a informação de data, para que ele some os valores de cada dia.

Para utilizar essa funcionalidade, selecionaremos toda a tabela, selecionando a célula A1, segurando o atalho "Ctrl + Shift" e pressionando primeiro "seta para a direita" e depois "seta para baixo". Em seguida, acessaremos a aba "Dados" na parte superior do Excel e clicaremos na opção "Subtotal", que exibirá uma nova janela.

Nessa janela, selecionaremos "Data" no campo "A cada alteração em" para defini-la como critério de agrupamento. No campo "Usar função", selecionaremos "Soma" para somar cada dia.

No campo "Adicionar subtotal a:", marcaremos a caixa de opção "Valor da venda (R$)" para calcular o total de vendas por dia. Por fim, clicaremos no botão "OK" na parte inferior direita da janela para que o Excel realize automaticamente o cálculo do total de vendas por dia.

No canto esquerdo da tela, haverão três botões com os níveis de visualização:

• Nível 1: Exibe o total geral da tabela:

• Nível 2: Mostra apenas o total de vendas por dia:

• Nível 3: Exibe todos os dados, incluindo os subtotais:

A informação que queríamos corresponde à tabela do nível 2.

Conclusão e próximos passos

Com isso, aprendemos a utilizar as fórmulas básicas no Excel e também a funcionalidade do subtotal, que agiliza totalmente esse processo.

Agora é o momento de praticar o que foi estudado ao longo de uma lista de exercícios, que estará disponível em uma atividade logo após este vídeo.

Sobre o curso Praticando Excel: utilizando fórmulas matemáticas

O curso Praticando Excel: utilizando fórmulas matemáticas possui 9 minutos de vídeos, em um total de 13 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Excel em Data Science, ou leia nossos artigos de Data Science.

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