Eficácia parte 2: hábitos para sua proatividade

Primeiro o mais importante - Introdução

Olá, tudo bem? Eu sou a Priscila Stuani e serei a sua instrutora no curso sobre eficácia parte 2. Lembrando que se você ainda não fez a primeira parte, nós recomendamos que você a estude porque assim poderá acompanhar todo o raciocínio que estamos construindo nesses dois cursos com base no livro Os 7 hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. O você vai aprender neste curso?

Nós vamos falar sobre como podemos focar no que é mais importante e para nos ajudar nessa missão vamos entender melhor como a matriz das coisas urgentes x importantes pode facilitar o nosso dia a dia. Vamos entender também o que é conta bancária emocional, quais são os princípios da liderança interpessoal, comunicação empática e também vamos falar sobre a questão da compreensão e percepção do outro.

Ao concluir este curso nós esperamos que você aplique os princípios de cooperação e também todos os conteúdos possíveis que vimos ao longo dessas duas partes, se aproprie do Mindset de abundância, gere mais confiança, estabeleça um ganha/ganha de forma consciente e também tenha mais habilidades na sua comunicação. Então se você ficou curioso e quer dar continuidade nesse curso sobre eficácia, continue comigo no próximo vídeo.

Primeiro o mais importante - Juntando as coisas

Na primeira parte do curso nós vimos diversas situações onde alguns personagens, como foi o caso do Júlio, precisaram desenvolver a sua proatividade e se organizar melhor. Nós vimos que ele teve várias situações e conseguiu superá-las.

No entanto, a sua esposa, Amanda, não teve os mesmos resultados. Por mais que ela seja muito dedicada, esforçada, crie listas e se organize, ainda assim tem muitas coisas que não consegue concluir. Sabe quando chega o momento de você sair do seu trabalho para encontrar alguém, as suas amigas, como é o caso da Amanda? Parece que acontece um cataclisma que a impede de concluir estas tarefas.

Mas por que será que a Amanda tem essa dificuldade, você já parou para pensar? Talvez não de uma forma tão exagerada com essa que eu apresentei para vocês, no caso da Amanda, mas você já deve ter sentido que parece que em alguns momentos, por mais que você se esforce, alguma coisa não consegue ser realizada da forma com que você esperou. Então aproveite e comece a refletir sobre porque será que isso acontece. No caso da Amanda é importante lembrar de uma coisa muito importante: o desafio não é gerenciar o tempo, mas sim a pessoa.

Olhe este exemplo. Ela tem várias coisas para fazer no final de semana. Tem que fazer a compra do mês da sua casa, tem que organizar as roupas que se acumularam nos últimos dias e também precisa estudar para uma importante prova que vai ter na segunda-feira. Chega na quinta, sexta-feira e ela fala: "no fim de semana eu faço tudo isso, vai ser fichinha." Sábado ela revisa o plano: "o plano está ok, lindo e maravilhoso." Com o passar do dia ela fala: "estou tão cansada. Amanhã eu faço tudo." O que você acha que aconteceu? Se você acha que ela foi no mercado, parabéns. Ela conseguiu ir.

Mas e quanto aos estudos, será que ela conseguiu ou não? Ela não conseguiu separar um momento para estudar. E o que aconteceu é que nem tudo foi feito. Talvez isso não tenha acontecido porque faltou priorização. De repente a Amanda fala que naquele momento ter alimento sua na casa para cozinhar era muito mais importante do que estudar.

Só que se ela vai mal na prova, depois tem que fazer recuperação, talvez pagar a segunda prova, tempo, disposição, energia emocional. Então a priorização é muito importante aqui. E nós vamos ajudar agora a Amanda a lidar melhor com isso, porque quando tudo é importante, nada é importante.

Para a Amanda começar a entender melhor o que são as coisas mais prioritárias, vamos dar uma olhada em uma matriz das coisas importantes x urgentes e outras grandezas que vão surgir no decorrer de cada explicação.

Para começar, vamos falar do quadrante 1, que são as coisas urgentes e importantes. Então pense em uma coisa urgente que significa que a atividade exige nossa atenção imediata. Imagine que a Amanda está trabalhando no seu computador, na sua sala e o seu chefe chega e fala: "Amanda, daqui 2 minutos nós nos encontramos na sala de reunião porque temos algumas pendências para resolver com os outros times daquele evento."

Legal, ela para o que está fazendo e vai lá, porque é urgente. E quando nós falamos que algo é importante, precisamos lembrar que isso tem a ver com os nossos resultados, ou seja, aquilo que esperamos atingir. Assuntos urgentes normalmente são óbvios. Essa frase é do Stephen Covey e ele vai explicar-nos porquê.

Geralmente quando algo é urgente, nós sentimos aquela pressão porque precisamos tomar uma providência. E também geralmente são agradáveis, fáceis e divertidos de resolver. Talvez uma das coisas mais prazerosas para a pessoa que é proativa e também tem uma organização muito boa é colocar aquele X, aquele check, na tarefa que ela designou para aquele dia na sua lista de tarefas.

Então isso é prazeroso. No entanto, com a mesma frequência não são nada importantes. Aí o bicho pegou. Como assim? É legal, é gostoso, mas não é tão importante? O que podemos fazer? Agora imagine que a Amanda trabalha como gestora de eventos corporativos, então ela sabe que tem duas coisas que precisa fazer: lidar com imprevistos e ter uma boa gestão de crise. Quando ela entrou na profissão já sabia que ia ter um ambiente um tanto caótico por conta dessas coisas que acontecem e falou assim: "são ossos do ofício."

Então, é natural que ela tenha que administrar saias justas, como, por exemplo, o palestrante que não chegou a tempo ou a luz do totem principal do evento queimou. E o que ela vai fazer? Então são coisas que acontecem no seu dia a dia. Mas quando focamos no primeiro quadrante, se esse processo de ter que ficar resolvendo problemas em cima de problemas acontece com muita frequência, pode gerar nela uma sensação de sufocamento, porque a todo instante ela fica naquela pressão.

"O que será?" Se o telefone toca: "ai meu Deus, o cliente está com problema." E atende. Ou recebe o e-mail já achando que vem problema. Então isso acaba gerando uma situação não muito agradável, porque afinal de contas quem consegue lidar com tanta pressão no dia a dia? Então isso acaba fazendo com que a Amanda seja uma gerenciadora de crises, escrava dos problemas e que produz sempre as coisas nas últimas horas. Será que esse cenário é bom? Nós precisamos tomar um certo cuidado.

Todas essas ações vão gerar resultados. E quais são eles? Estresse. É muito difícil não encontrarmos ninguém que não tenha no mínimo uma característica de estresse. No caso da Amanda então, que só lida com problemas, pode ser um pouco mais forte. Esgotamento físico e mental. Ou seja, às vezes, a Amanda saiu, chegou a sexta-feira e foi para a sua casa. Podia curtir o seu cachorro, ou a família, o filho e ela não consegue se desligar porque os problemas da empresa estão na sua mente e ela já fica pensando no que vai fazer, quando vai fazer e como vai fazer.

Nós temos que lembrar também do esgotamento físico. Será que a Amanda está se alimentando bem? Será que ela está ingerindo a quantidade de líquido ideal para deixar o seu corpo cada vez mais hidratado e se sentir melhor? E ela também fica refém da administração de crises. Então perceba que é um cenário bem complicado em que ela está, porque onde está a qualidade de vida? Quando ela consegue se desligar e não viver em função dos problemas que precisa resolver?

E ela fica sempre apagando incêndios. Imagine como deve ser complicado. Talvez a Amanda até esse exato momento não tenha se dado conta e goste porque se sente útil. "Nossa, eu tinha tantos problemas e resolvi todos." Mas onde está aquele momento de curtir tudo aquilo que ela fez? Ela está ali, mas já pensando no próximo problema e nós vemos que precisamos ter uma postura um pouco diferente porque senão não aproveitamos muito bem a vida. Nós vemos as oportunidades passarem.

E o que ela pode fazer para lidar melhor com isso? Parafraseando o Peter Drucker, eu vou ler uma frase dele: "As pessoas eficazes não estão voltadas para os problemas. Elas vivem em função das oportunidades. Elas alimentam as oportunidades e deixam os problemas 'morrer de fome'."

Que essa frase sirva como uma espécie de âncora para ajudar a Amanda a voltar para a sua realidade. Se ela mergulhou em um mar de problemas, lembre dessa frase. Elas alimentam as oportunidades e deixam os problemas morrerem de fome. Eu estou dando muita atenção e investindo muito tempo e energia nos problemas. É hora de eu rever o comportamento.

E nós falamos que agir de forma preventiva vai contribuir e muito nesse processo todo. Claro, eu concordo com a Amanda que vão ter situações em que eventualidades podem acontecer e isso não se restringe à profissão de organizadora de eventos. Na nossa profissão, independente qual seja ela, sempre vão ter coisas que podem fugir do nosso controle. Mas o importante é prestarmos atenção na frequência com que isso acontece, para não virarmos reféns dessa situação como até então a Amanda estava.

E nós falamos que elas vão enfrentar crises e emergências. No entanto, a quantidade é menor porque elas vão antever-se aos problemas. Talvez essa seja a cereja do nosso vídeo, porque nós precisamos sempre agir de forma preventiva. A Amanda não vai achar que: "fiz o meu planejamento. Está tudo lindo e maravilhoso. Vamos pensar positivo que vai dar tudo certo." Não, podem acontecer eventualidades, afinal o mundo não para.

Existem forças externas que muitas vezes fogem do nosso controle, mas precisamos estar tranquilos para conseguir fazer a gestão de crise, mas sempre prestando atenção na quantidade com que elas acontecem. Vai acontecer? Vai, mas em quantidade bem menor.

Primeiro o mais importante - Foco no que é importante

Agora chegou o momento de falarmos do quadrante 2, onde temos as questões não urgentes, mas que são importantes. Por exemplo, quando falamos de algo não urgente precisamos lembrar que são tarefas importantes, mas com tempo hábil para ser executadas. Diferente do quadrante 1, onde a Amanda ficava desesperada para apagar aqueles incêndios, aqui ela consegue se planejar melhor. Pense em um exemplo: ela tem dois filhos e durante a semana fala: "no fim de semana eu vou levar os meus filhos para passear, vou levá-los para visitar os avós" e assim por diante.

Mas quando chega o final de semana ela olha e fala: "eu estou tão corrida, acho que não vai dar para levar as crianças hoje para passear e ver os avós." Perceba que é algo importante nesse quadrante. Por não serem aspectos de urgência recebem pouca atenção. Por mais que ela saiba que é importante as crianças terem um convívio com os avós ou terem um momento de lazer com eles, ainda assim parece que não está muito dentro das prioridades da Amanda.

Nesse quadrante, por mais que não tenha aquele estresse que vimos no vídeo anterior, ainda assim podemos ir protelando as coisas. "Eu não fui esse final de semana, semana que vem eu vou." E chega na outra semana: "na outra eu vou." E quando vemos, algo importante deixou de ser feito.

Mas nem tudo é problema. Quando falamos desse quadrante 2, relacionamos as coisas que não são urgentes, mas são importantes e vemos algumas coisas importantes para refletirmos, como, por exemplo, um planejamento estratégico, que acontece quando nos encontramos nesse quadrante porque vamos ter mais tempo e mais atenção para trabalhar o nosso desenvolvimento pessoal e profissional

Em vez de ficarmos só apagando incêndios, é o momento da Amanda pensar: "se eu pretendo atingir um cargo de liderança de um departamento daqui dois anos, quais são os skills, as habilidades e competências que eu preciso desenvolver para conseguir conquistar aquele cargo? Eu preciso estudar inglês." Enfim, ela vai começar a detalhar o que precisa fazer e, a partir disso, vai colocar o seu foco para atingir aqueles objetivos.

Outra coisa que vai acontecer nesse processo naturalmente é o aumento das competências. Acabei de dar o exemplo de que ela quer atingir um cargo de chefia. Então o que ela precisa desenvolver?

Depois a avaliação de riscos. Ela vai ver a situação mais de fora ou expandir a sua visão para ver possíveis cenários, então vai ter mais condições de avaliar esses riscos e também a sua qualidade de vida consequentemente vai melhorar, porque ela vai investir sua a energia, tempo, foco e atenção naquilo que pode contribuir para o seu crescimento pessoal ou profissional em vez de focar a sua energia naquilo que só vai trazer problemas.

E a consequência de tudo isso é que a qualidade de gestão do seu tempo vai melhorar de forma drástica, mas bem positiva. E vamos falar agora sobre alguns benefícios. A partir do momento que ela se encontra nesse quadrante 2, onde consegue discernir o que é importante do que é urgente e estabelecer esses critérios, ela pode ter uma sensação maior de controle. "Hoje eu falei que ia fazer tal coisa e fiz. Hoje eu falei que ia levar os meus filhos para ver os avós e fiz."

Então ela está no controle da sua vida e isso é importante, porque senão começamos a ficar perdidos. Lembra do estresse e de tudo aquilo que eu comentei no quadrante anterior? Nesse quadrante ela não vai encontrar. Se encontrar, é em menor escala. E depois ela mantém o foco no que realmente importa. Em outros cursos da Alura eu já falei sobre essa questão do foco, de investirmos a nossa energia no que é realmente importante e eu me atrevo a dizer que talvez isso seja um dos maiores desafios que temos na nossa vida.

Às vezes a Amanda pode fazer esse curso e ficar 1.000% motivada, mas na hora que chega o dia a dia ela desvia a atenção. A atenção vai para outros lugares menos para aquilo que ela tem que fazer. Então é um exercício. Ela precisa ter paciência porque quando nós vamos adotar um novo hábito sabemos que não acontece do dia para a noite. Às vezes temos mais facilidade e às vezes não. E quando não temos facilidade não é razão para ignorarmos e deixar as coisas de lado.

A partir do momento que entendemos tudo isso, começamos a ter uma vida mais saudável, tanto do lado pessoal como profissional. Mas como a Amanda pode fazer para organizar e colocar essas coisas em prática? Dizem por aí que o papel aceita tudo. No nosso caso, no contexto tecnológico, parece que o slide aceita tudo, mas fica a pergunta: como nós conseguimos transformar essa teoria em realidade na nossa vida?

A Amanda precisa levar em consideração três critérios, e você também fique à vontade para fazer esse experimento na sua vida. De antemão eu já espero que você consiga colocar tudo isso em prática.

O primeiro critério é o seguinte: imagine que ela está em evento com a situação caótica que já descrevemos e as pessoas que trabalham com ela começam a ficar meio desesperadas porque estão achando que vai acontecer algum problema e ela fala: "fiquem calmos, eu tenho um plano B." E acontece um dos problemas que o pessoal previu e ela não tinha um plano B. Olha só o que aconteceu. Para evitar esse tipo de situação, ela precisa exercer a coerência. Nós entendemos que às vezes podem surgir coisas que realmente ela não esperava, mas que seja o mínimo possível.

Em cada evento que ela vai, ela observa tudo. Se deu um problema aqui, no próximo ela já tem um plano B, uma carta na manga para evitar esse tipo de situação, em que todo mundo fica nervoso e não resolvem a situação. A coerência precisa ser uma das características que definem a Amanda, para justamente ela cumprir com aquilo que disse que faria.

Agora tem uma outra situação que pode ser também muito comum. A Amanda está tão feliz no seu trabalho, as coisas começaram a fluir tão bem, ela está tendo mais tempo para administrar as coisas, para lidar com os seus clientes, com o seu time e quando ela menos espera, passaram muitas horas do seu horário. Nós precisamos lembrar que o equilíbrio também faz parte desse processo. Nós não podemos nos entregar tanto ao nosso trabalho e não tanto às coisas que nos fazem bem, como os nossos hobbies, por exemplo. O equilíbrio aqui se faz necessário.

Senão nós ficamos só trabalhando e onde está o convívio familiar? No caso dela, ela tem filhos, então tem que chegar em casa, fazer aquela lição de casa com eles ou realmente dar uma atenção. De repente alguém fala assim: “eu não tenho filho". Tudo bem, então qual é o seu hobby, qual é o tempo que você reserva para fazer as coisas que gosta? Tome cuidado. Se o nosso único foco é só trabalhar, desde que tenha uma razão muito importante, ok. Caso contrário, reveja.

E o que acontece se a Amanda não se lembra da sua missão de vida todos os dias? Na primeira parte desse curso nós falamos da importância de temos uma missão de vida porque se não lembrarmos o porquê existimos, porquê levantamos todos os dias da cama, as nossas expectativas diminuem e a consequência disso é fazer com que retornemos aos velhos hábitos.

Uma das coisas que ela pode fazer para melhorar todo esse processo, para não se perder, porque senão na empolgação nós fazemos tudo e com passar do tempo vamos esquecendo, e que nós esperamos fazer com que vocês desenvolvam no seu dia a dia, é realmente ter essa consciência de porque eu existo? Por que que eu levanto todos os dias e saio da minha cama? Por que que eu vou trabalhar? Por que eu estudo? Qual o seu propósito? O que você quer fazer na sua vida? Como você quer ser lembrado?

Para ajudar a Amanda a lidar com tudo isso, ela também pode fazer um planejamento semanal. No curso sobre foco, nós falamos muito sobre criação de listas e transformá-las em listas de sucesso, para que deixem de ser meras listas de tarefas para serem listas de sucesso, que tenham coisas relacionadas com o seu resultado, com aquilo que você espera alcançar.

E para te ajudar a não esquecer e não retornar aos velhos hábitos, faça um planejamento semanal. Quando chegar o domingo, em vez de dar aquela depressão: "ai meu Deus, estou ouvindo a vinheta daquele jornal que me lembra que amanhã é segunda-feira", em vez de ficarmos com essa sensação ruim, "o final de semana acabou", não.

Aproveite e pegue no seu caderno ou no seu celular a lista da tarefa. Ou vá no aplicativo que você usa para fazer a gestão de tarefas e comece a se planejar. Faça um planejamento semanal. Depois abra o seu bloco de notas e leia qual é a sua missão, quais são os seus objetivos para aquele ano. Isso é um processo. Pode parecer meio sem sentido no começo, mas faça o teste. Veja se faz diferença para você. E a partir disso a ideia é fazer com que a Amanda cada vez mais repita esses processos para que eles se tornem hábitos e ela consiga fazer de forma mais automática e conquistar melhores resultados.

Sobre o curso Eficácia parte 2: hábitos para sua proatividade

O curso Eficácia parte 2: hábitos para sua proatividade possui 105 minutos de vídeos, em um total de 36 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Softskills e Carreira em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Foco no que é mais importante
• Paradigmas da Interdependência
• Pense no Ganha/Ganha
• Crie sinergia
• O poder da compreensão e percepção