Governança de TI: conheça os fundamentos da gestão de portfólios

Gestão de portfólios - Apresentação

Olá, sou Roberto Pina, consultor de empresas e instrutor da Alura. Boas-vindas ao curso de Governança de TI: Gestão de Portfólio.

Fazendo uma breve autodescrição, eu tenho a pele clara, uso óculos, sou calvo, sem barba, estou utilizando uma camiseta azul e aqui atrás existe também uma parede com uma coloração azulada, um armário com alguns objetos decorativos e uma planta visando dar uma ambientação agradável para o curso.

Este curso é o terceiro da formação Governança de TI e o objetivo é trazer a temática de Portfólios e Gestão de Portfólios, que é um assunto que se insere, como veremos, na Governança de TI.

O público-alvo deste curso são profissionais que atuam em Governança ou em áreas de apoio, como escritórios de projetos, gerências e lideranças de TI, consultores e consultoras e o público em geral interessado em desenvolver os seus conhecimentos em aspectos mais estratégicos de TI.

Para melhor aproveitar este curso, é interessante seguir a formação, ou seja, ter feito o curso imediatamente anterior, que é o Governança de TI: Modelo de Gestão, Arquitetura e Inovação.

O que veremos neste nosso curso? Veremos o que é Portfólio, o que é a Gestão de Portfólio, a Orçamentação de Portfólio, a Gestão de Recursos Humanos em Portfólios, a Gestão e a Otimização de Riscos e a Gestão da Qualidade.

Os benefícios para você em seguir esta formação e fazer este curso é um avanço no seu conhecimento a respeito de Governança de TI e consequentemente uma evolução pessoal e profissional em função dos conhecimentos adquiridos.

Vamos então iniciar o nosso conteúdo falando a respeito do que é um Portfólio, o que é a Gestão de um Portfólio e qual a relação disso com Governança de TI. Vamos em frente?

Gestão de portfólios - Gestão de portfólios e governança de TI

Vamos conceituar portfólios de maneira adequada para os nossos objetivos.

Uma organização desenvolve projetos. Então, temos um projeto A, um projeto B, um projeto C e assim por diante. Projetos isolados, que têm os seus objetivos particulares. Existem alguns projetos, como o projeto D e o projeto E, por exemplo, que possuem uma correlação entre si, eles são interrelacionados.

Nesse caso, eles constituem os chamados programas. Um programa é um conjunto de projetos interrelacionados. Além disso, a organização conta com operações. Operação 1, operação 2, bem como outras iniciativas de maior monta, mais estruturadas.

Esse conjunto de projetos isolados, de programas, de operações e de iniciativas de maior monta, constituem o portfólio da organização. Essa é a conceituação que nós vamos utilizar aqui.

O portfólio necessita ser gerenciado. E esse gerenciamento tem um caráter centralizado e estratégico. Tem um caráter centralizado, porque é preciso que nós tenhamos uma visão do todo, visando o ótimo global. E é estratégico, porque os componentes do portfólio têm que conversar com a estratégia da organização. Não faz sentido tocar projetos que não estejam alinhados com os objetivos estratégicos.

Assim sendo, a gestão de portfólio envolve a seleção dos itens que vão compor o portfólio, a priorização dos mesmos com base no potencial de adição de valor, o planejamento de cada item do portfólio e do portfólio como um todo, a identificação das interdependências entre os projetos, entre os componentes em geral e um acompanhamento, o acompanhamento de cada projeto, de cada item e acompanhamento do portfólio como um todo. Quando falamos de gestão de portfólios, é disso que estamos falando.

E qual a relação entre gestão de portfólios e governança de TI? Gestão de portfólios não é um assunto de gerenciamento de projetos, o que isso tem a ver com governança? Bem, a governança, como nós vimos, tem por objetivo o bom uso de recursos. No caso da governança de TI, o bom uso de recursos de TI para o atingimento de objetivos. Envolve um modelo decisório e exige transparência. A governança tem esses pilares: o bom uso, as boas decisões e a transparência do que está acontecendo.

A gestão de portfólios, por sua vez, visa que os elementos do portfólio, programas, projetos e operações sejam bem sucedidos justamente para o bom uso dos recursos de TI, envolvendo portfólios com modelo decisório, e também exige-se que tenha transparência.

Então a questão do bom uso do modelo decisório e da transparência estão intrínsecos no contexto da gestão de portfólios. Assim sendo, se relacionam.

Quando falamos de governança de TI e modelos como o Cobit por exemplo, existe um capítulo destacado de gestão de portfólios.

Uma ressalva importante é que, quando falamos de sucesso do portfólio, devemos lembrar que se temos um portfólio cujos projetos estão em dia, com orçamentos e entregas em dia, mas as saídas não atendem a estratégia e os objetivos de adição de valor ao mercado, este portfólio está caminhando bem dentro dos KPI's, mas não podemos dizer que tem sucesso.

Afinal, o sucesso depende também não só de ser eficiente, mas de ser eficaz, trabalhando bem para os objetivos certos.

Com isso em mente, é um "mantra" quando se fala de governança de TI e alinhamento estratégico.

É disso que se trata a Gestão de portfólios, e existem dois grandes modelos: um mais tradicional e outro mais ligado aos paradigmas do Lean-Ágeis.

Falaremos disso a seguir.

Gestão de portfólios - Modelos de gestão de portfólios

Existem duas grandes escolas de gestão de portfólios. As mais tradicionais são baseadas, por exemplo, em modelos dos guias do PMI - Project Management Institute - uma entidade internacional que tem como objetivo a valorização do gerenciamento de projetos e o estabelecimento de guias de boas práticas. Temos também a abordagem de gestão de portfólios mais focada em modelos lean-ágeis, por exemplo, baseadas em frameworks de Lean-ágil escalado como o SAFE, que tem uma visão de organização lean e de adoção de cultura e métodos ágeis.

Falando um pouco mais da primeira escola, que tem um caráter mais tradicional, nós podemos tomar como referência um bom exemplo disso, o padrão de gerenciamento de portfólios do PMI, que possui os seguintes processos principais:

1. Definição do portfólio
2. Seleção de componentes do portfólio
3. Gerenciamento do portfólio
4. Comunicação e relatórios do portfólio
5. Revisão e governança do portfólio

Vou falar brevemente a respeito de cada um desses grandes processos.

Definição do portfólio: a definição do portfólio e seus constituintes deve ser feita com base na estratégia. Então, a estratégia corporativa tem determinados objetivos e metas e o portfólio deve ser composto de forma a atender isso. Não faz sentido termos projetos, programas e operações que não atendam aos grandes objetivos estratégicos. Então, essa é a grande diretriz para a definição do portfólio.

Seleção de componentes do portfólio: devemos levar em conta os objetivos estratégicos, como sempre, o potencial de adição de valor ao negócio. Aqueles itens do portfólio que conversam bem com a estratégia e que têm um potencial maior de adição de valor devem ser priorizados. Além disso, a capacidade de execução e a questão do impacto no orçamento devem ser consideradas, visando uma visão de custo-benefício. Também devemos considerar o grau de risco de cada elemento do portfólio. Aparecem em destaque duas palavras-chave: orçamento e risco. Nós vamos falar desses temas aqui neste curso, pois eles são estratégicos na composição do portfólio e no gerenciamento do mesmo.

Gerenciamento do portfólio: os componentes do portfólio, bem como o portfólio de uma maneira geral, têm que ser alvo de planejamento, de monitoração e controle, que visam averiguar se o que foi planejado está sendo executado, tratativa de alocação de recursos, em especial recursos humanos, e gestão de mudanças. As mudanças são inevitáveis. Portanto, dentro de cada projeto ou no âmbito do portfólio, devemos estar preparados para mudanças, pois o cenário muda, as necessidades da empresa mudam, o mercado muda de uma maneira cada vez mais acelerada. Logo, o portfólio não pode ser muito engessado. Assim sendo, dentro da sua gestão, é preciso ter um cuidado especial com as mudanças.

Comunicação e relatórios do portfólio: relacionados à temática de transparência da governança, devemos, de uma maneira muito clara, mostrar o andamento de cada componente, provendo as informações necessárias, mostrando a posição dos indicadores de desempenho (KPIs) de cada componente do portfólio, também de maneira transparente mostrando as mudanças e, principalmente, os resultados. Os resultados de cada elemento do portfólio devem ser transparentes para permitir correções de rumo na condução dos elementos do portfólio.

Revisão e governança do portfólio: aspectos de governança devem ser tratados. Alinhamento estratégico, novamente, visando o bom uso, o melhor uso possível dos recursos. Os modelos decisórios presentes no portfólio devem estar definidos e sendo seguidos. Deve haver compliance e conformidade no andamento dos itens do portfólio, por exemplo, atendendo a regulamentações de privacidade de dados, aspectos legais e outros. E a questão de riscos e problemas deve estar balanceada e acompanhada. Os riscos devem ser dosados.

Nós não podemos tomar riscos exagerados e de maneira irresponsável. Isso é uma grande preocupação da governança também. Quanto à escola de gerenciamento Lean-ágil de portfólios, a visão geral é a seguinte: tudo começa com os temas estratégicos, tudo sempre parte da estratégia, e a estratégia define as cadeias de valor, que são os grandes fluxos de adição de valor ao negócio. A abordagem Lean-ágil tem muito essa visão de cadeia de valor, ela pensa bastante em cadeia de valor.

Existe um backlog do portfólio com os projetos e programas que servem as cadeias de valor. Eles existem para atender os propósitos das cadeias de valor. Então existe um grande foco aqui em valor. E assim sendo, coloca-se em prática então alguns elementos para fazer o gerenciamento disso, que é o desdobramento em projetos ágeis, que vão ser tocados de acordo com métodos ágeis, por exemplo, Scrum e Kanban.

Modelos de Lean-ágil escalado, que é a adoção do Lean-ágil para grandes iniciativas, como por exemplo no caso de um programa. A orçamentação segue preceitos do Lean-ágil. Nós vamos ver aqui nesse curso o que é a abordagem Lean-ágil para a orçamentação. E também um foco muito grande em produto. A visão mais voltada a produto do que propriamente a projeto é um paradigma do Lean-ágil e está presente então numa estratégia de gerenciamento de portfólio Lean-ágil.

Então, em linhas muito gerais, essa é a escola de gestão de portfólio pelo Lean-ágil. Temos um modelo mais tradicional e, no caso de projetos, programas e operações que envolvem produtos tecnológicos, como por exemplo o software, a abordagem Lean-ágil tem uma boa aderência, dado que o software, por ser um produto complexo, exige mais feedback. É um tipo de produto diferente de outros que são mais repetíveis e previsíveis. Então, nós precisamos analisar o contexto para adotar o modelo de gerenciamento adequado.

Mas no caso de tecnologia, no caso de TI em especial, o gerenciamento através do modelo Lean-ágil está crescendo e ele está adotando um protagonismo porque ele tem uma aderência muito mais interessante. Na sequência, vamos falar de orçamentação. Como é que vamos fazer a orçamentação de uma maneira mais tradicional e também uma orçamentação de acordo com a visão do Lean-ágil?

Sobre o curso Governança de TI: conheça os fundamentos da gestão de portfólios

O curso Governança de TI: conheça os fundamentos da gestão de portfólios possui 80 minutos de vídeos, em um total de 42 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Administração e Gestão em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

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• Gestão de portfólios
• Orçamentação de portfólios
• Recursos humanos em portfólios
• Gestão e otimização de riscos
• Gestão da qualidade