Como utilizar o Método Scrum na sua empresa

Produtividade sempre foi um conceito bastante discutido no mundo corporativo. Contar com colaboradoras e colaboradores produtivos que entregam resultados satisfatórios com agilidade e rapidez, é o sonho de qualquer empresa.

Encontrar maneiras saudáveis de engajar profissionais para contribuírem oferecendo o seu melhor desempenho, entretanto, pode ser um desafio.

A metodologia Scrum foi desenvolvida buscando promover maneiras de alcançar ótimos resultados de produtividade através do gerenciamento de tarefas e projetos. Esse método tem ajudado equipes de empresas diversas a realizarem projetos de maneira fluida, dinâmica e rápida.

Nesse artigo, vamos te ajudar a implementar o Scrum no dia a dia e a melhorar ainda mais a produtividade do seu time!

O que é o método Scrum?

Scrum é uma metodologia ágil desenvolvida para potencializar equipes no ambiente de trabalho.

O Scrum se baseia em princípios que podem ser encontrados dentro do Manifesto Ágil, um manifesto criado por 17 autores que discorrem sobre a utilização de ferramentas, contratos e planos para o sucesso de um projeto.

Inicialmente, o método foi desenvolvido com o objetivo de atender demandas de empresas de software, mas, hoje em dia, tem se difundido em empresas de diversos segmentos.

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Segundo o Scrum Guide, o guia oficial da metodologia, “Scrum é um framework dentro do qual pessoas podem tratar e resolver problemas complexos e adaptativos, enquanto produtiva e criativamente entregam produtos com o mais alto valor possível”.

O grande diferencial por trás desse método é prezar pela entrega fracionada de um projeto.

Quer entender como esse método funciona na prática? Vamos observar o exemplo abaixo:

Você trabalha no setor de RH e está fazendo um processo de seleção de um novo colaborador. Ao invés de mostrar o resultado obtido de 50 entrevistas, você poderia apresentar, inicialmente, apenas 5 delas.

E por que seria interessante apresentar esse resultado fracionado?

Supomos que, inicialmente, você entrevistou 5 candidatos e nenhum deles estava de acordo com a vaga. Utilizando a metodologia Scrum passo a passo, você faria uma análise parcial após essa entrega fracionada e perceberia que existe algo atrapalhando a seleção.

Algo está dando errado, mas ainda há tempo de mudar!

Se você esperasse entrevistar todos os 50 candidatos para analisar seus resultados, perceberia de maneira tardia que algo precisava de mudanças, o que acabaria gerando grandes gastos.

Vamos a um exemplo mais visual: pense em uma casa em construção.

Se você analisar a sua construção apenas ao final da obra, será muito mais difícil resolver um possível problema encontrado agora do que se isso tivesse sido observado enquanto a construção acontecia.

O método Scrum é sobre encontrar problemas antes que eles virem grandes dores de cabeça aos envolvidos. Ao fragmentar os projetos em pequenas partes, se algo não sair conforme o planejado, é possível intervir e evitar retrabalhos.

O que quer dizer a sigla Scrum?

Scrum não é uma sigla, mas sim, uma expressão derivada da palavra inglesa “Scrimmage”. Traduzida de forma literal, ela significa “escaramuça”, um combate de menor importância; breve luta durante a investida militar ou entre pequenos grupos de soldados.

O termo também é muito utilizado há tempos no esporte rúgbi, para definir a estratégia dos jogadores, que se posicionam de forma ordenada. No scrum, 8 jogadores de cada time se posicionam frente a frente com o objetivo de recuperar a bola que se encontra no meio do "aglomerado".

Trazendo para o meio corporativo, podemos entender a relação com a estratégia scrum, que visa dividir os projetos em pequenas partes, priorizando as tarefas mais importantes e dividindo-as entre as pessoas do time, para realizar entregas parciais.

Quais são os 6 princípios da metodologia Scrum?

Empirismo

Como a própria teoria filosófica do empirismo defende, o conhecimento humano deve ser adquirido pelas experiências e vivências. O conceito do Scrum também acredita que as pessoas devem aprender experimentando as ferramentas que a metodologia dispõe. A partir disso, podem confirmar ou refutar suas hipóteses e práticas e fazer as otimizações necessárias.

Auto-organização ou autogerenciamento

Esse conceito diz respeito à autonomia, sobre profissionais autogerenciáveis, capazes de realizar suas tarefas no próprio ritmo de trabalho, respeitando os prazos e cumprindo as metas estabelecidas de maneira autônoma. A auto-organização é uma soft skill importante no scrum, pois colabora para que cada profissional compreenda a importância do seu papel nos processos.

Colaboração

Para uma estratégia de Scrum ter êxito, ela precisa de um time bem alinhado e colaborativo. Ainda que essa metodologia valorize o autogerenciamento, é fundamental que as equipes tenham sinergia, para que o trabalho flua e cada profissional faça a sua parte da melhor maneira, colaborando assim com o time e com o objetivo em comum.

Priorização com base em valor

Como vimos, faz parte dos pilares do Scrum entregar valor nos serviços prestados. Dessa forma, todas as pessoas que fazem parte do projeto precisam trabalhar para atender às demandas e solucionar os problemas dos clientes, o que significa agregar valor nas entregas.

Time-boxing

O termo faz referência a “encaixotar o tempo”, ou seja, gerenciar o tempo a fim de estabelecer prazos para cada atividade, cumprindo assim o cronograma final. O Scrum preza muito a gestão do tempo, para que o projeto seja realizado de forma focada e objetiva. Por isso, trabalha com etapas bem definidas, como as reuniões diárias, sprints e as demais etapas que vimos anteriormente.

Iterativo-incremental

O último pilar Scrum é focado na execução das tarefas e na repetição, como indica o termo “iteração”, que segundo o dicionário, significa: repetido; reiterado; realizado inúmeras vezes; frequente. Assim, o processo iterativo-incremental está relacionado às fases do projeto, em que são realizadas ações repetidas e em cada uma delas, é acrescentado um incremento (acréscimo), ou seja, é realizada uma entrega.

Conceitos básicos do Scrum

Agora que você já descobriu o que o Scrum pode fazer pelo seu time, é hora de entender como aplicá-lo!

No começo, os diversos conceitos envolvidos na metodologia podem parecer intimidadores, mas não se preocupe. A seguir, vamos trazer uma explicação para que você compreenda cada um deles com calma!

Papéis importantes

É importante ressaltar que, dentro dessa metodologia, não existem cargos e, sim, papéis. Todos os papéis são importantes para que o método possa fluir com facilidade e dinamismo.

• Product Owner, também conhecido como P.O., é o responsável pela parte de negócios.

Ele vai realizar a comunicação com o cliente, definir o que terá de ser feito dentro do projeto e qual será o nível de prioridade de cada tarefa. Além disso, ele também gerencia o product backlog, que você vai conhecer mais adiante.

• Scrum Master é a pessoa que precisa ter um bom conhecimento sobre Scrum e outras metodologias ágeis.

Ela percebe as necessidades do time, garante a comunicação entre a equipe e resolve os impedimentos que surgem durante o projeto. Como um moderador, mantém a ordem e também ensina aos outros membros da equipe sobre Scrum e resolução de problemas.

• Equipe configura todos os colaboradores e colaboradoras envolvidos na construção do projeto.

A equipe vai variar conforme o tipo de trabalho exigido. Por exemplo, na criação do layout de uma revista, ela precisaria ser composta por designers e demais profissionais da área.

Glossário de estratégias

Agora que o conceito da estratégia ficou claro, é importante entender quais são as etapas do Scrum. Confira a seguir, as etapas que compõem o processo:

Product backlog

O backlog Scrum é lugar em que o P.O. escreve tudo o que será necessário ter naquele projeto para que ele seja executado e organizado de acordo com a prioridade.

Na construção de uma casa, por exemplo, construir as paredes estaria no topo e a sua pintura estaria em uma posição mais baixa. A pintura também é importante, porém, sem ela, uma casa continua sendo uma casa; sem paredes, não.

Sprint

O tempo para entregar valor para o cliente.

Neste caso, o cliente pode ser qualquer pessoa que esteja precisando daquele projeto. Por exemplo, é necessário entregar o fechamento do mês para o líder da área financeira, logo: o líder seria o cliente.

Como o Scrum preza a entrega por meio de fragmentos, as Sprints precisam durar, no máximo, um mês.

Planning

Reunião que abre toda sprint. Nela, o Product Owner mostra o Product Backlog para a equipe e é discutido o que será feito na sprint iniciada.

“Segundo o Scrum Guide, as plannings precisam levar 5% do tempo de uma sprint. Isto é, se a sprint tem 80 horas de duração (duas semanas de trabalho, trabalhando 8 horas por dia), a planning Scrum pode levar, no máximo, 4 horas.” - Lucas Takeshi | Ex-Professor de Scrum do Grupo Alura.

Daily

Reuniões que acontecem diariamente e, idealmente, não devem ultrapassar 15 minutos de duração. Elas são importantes para manter a comunicação e transparência entre o time, já que a metodologia Scrum não trabalha com a delegação de tarefas e, sim, com iniciativas.

Apenas 3 perguntas devem ser respondidas nas Dailys Scrum, sendo elas:

- O que eu fiz? – O que a pessoa fez da Daily anterior até essa;

- O que vou fazer? – O que a pessoa fará até a próxima reunião diária;

- Tive algum problema ou impedimento que me atrapalhou?

Sprint backlog

A cada Sprint, um subconjunto prioritário do Backlog é separado para ser feito pela equipe. Esse subconjunto é chamado de Sprint Backlog, e nele, é decidido o que será feito na próxima Sprint.

Review

Ao final de cada Sprint, é feita uma reunião com o time scrum e o cliente para mostrar os resultados alcançados até então. A review é extremamente importante, pois é nela que alinhamos as necessidades do cliente com o que está sendo produzido e, se houve erros ou mudanças no projeto, todos ficam cientes.

“Ainda de acordo com o Scrum Guide, as reviews precisam durar 2,5% do tempo de cada sprint. No caso da sprint de 2 semanas, com 80 horas de trabalho semanais, a review poderia durar, no máximo, 2 horas.” - Lucas Takeshi | Ex-Professor de Scrum do Grupo Alura.

Retrospectiva

Após as reviews, são feitas reuniões de retrospectiva em que somente o time participa. Nessas reuniões são tratados assuntos da equipe para descobrir se todos estão satisfeitos com o trabalho, se há sugestões de melhoria e qual o grau de satisfação da equipe.

Gestão de tempo é importante

Como tudo tem um propósito e um objetivo muito claro com Scrum, é interessante que o tempo seja bem organizado. Todo minuto importa!

Tenha em mente, porém, que o Scrum sempre preza pela flexibilidade no desenvolvimento dos projetos. Se sentir que algo não está funcionando da maneira que deveria, talvez seja importante dar um passo para trás e refletir!

Como está escrito no manifesto: “Mudanças nos requisitos são bem-vindas, mesmo tardiamente no desenvolvimento. Processos ágeis tiram vantagem das mudanças visando vantagem competitiva para o cliente”.

Quais são os três pilares do Scrum?

Os três pilares do Scrum são a transparência, a visualização e a comunicação. Podemos dizer que a principal característica do Scrum é prezar pela transparência e visão ampla do que está acontecendo com o projeto e a equipe.

É comum encontrarmos como pilares, além da transparência, a inspeção e a adaptação. A inspeção nada mais é do que uma análise com visão crítica sobre a situação, visando compreender melhor as tarefas diárias e seu impacto no projeto como um todo.

Já a adaptação, é a estratégia adotada após ter essa visão macro do projeto, ou seja, é o momento da ação. É nesse momento que se coloca em prática os próximos passos para executar o trabalho dentro do prazo estipulado.

E é exatamente para isso que existe o Quadro Scrum!

Nesse quadro, são organizados os projects backlog, ou seja, as tarefas que estão sendo trabalhadas na sprint atual e o andamento das atividades.

Como montar um Quadro Scrum

Seu Quadro Scrum pode ser tanto um quadro branco, com notas de papel coladas para cada tarefa, quanto um quadro digital em um software especializado.

Aqui na Alura Para Empresas, nós gostamos de usar o Trello, uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite que as pessoas tenham uma visão ampla das tarefas que estão executando.

O Trello aumenta a interação e produtividade dos times, fornecendo todas as informações necessárias para que um projeto seja desempenhado da melhor forma possível.

O mais importante, porém, é que a equipe se sinta confortável com o meio escolhido!

Qual é a diferença entre Agile e Scrum?

É bem comum confundir os conceitos de Agile e Scrum, por fazerem parte do mesmo “universo”. Contudo, existem diferenças bem pontuais entre eles:

• Agile se refere ao conjunto dos métodos e práticas baseadas no conceito e nos princípios do Manifesto Ágil, como a colaboração entre profissionais, auto-organização e equipes multidisciplinares.
• Já o Scrum, é uma estratégia que visa colocar em prática essas metodologias ágeis, ou seja, é a maneira utilizada para implementar o desenvolvimento ágil ou viabilizar o conceito do Agile.

Qual a relação entre Scrum e Kanban?

Assim como acontece com o Agile, também é comum surgirem dúvidas sobre o que é Scrum e Kanban, ou melhor, qual a relação Kanban vs Scrum. O método Kanban é um conjunto de práticas que visam otimizar processos de maneira constante, eliminando desperdícios e melhorando a entrega de valor nos serviços prestados, através da resolução sistemática de problemas.

Muitas metodologias ágeis e frameworks, como o Scrum, por exemplo, utilizam o conceito do Kanban para a criação do quadro scrum, que vimos há pouco. Dessa forma, o Scrum ajuda a gerar valor por meio de soluções adaptativas para problemas complexos (segundo a definição do Scrum Guide 2020), utilizando para isso diversos métodos, incluindo o Kanban.

Onde o Scrum é aplicável?

O Scrum pode ser aplicável em empresas, projetos ou equipes que queiram adotar práticas mais estratégicas e eficientes. Ainda que seja mais comum encontrar um scrum team da área de TI ou demais setores da tecnologia, também é possível montar times scrum em outras áreas diversas.

Como colocar o Scrum em prática na sua empresa

Uma vez que o método Scrum pode ser aplicado em diversos setores, é importante entender como ele pode ser implementado. Vimos anteriormente, os princípios dessa metodologia, os papéis e as etapas do processo.

A gestão de projetos com Scrum pode ser muito vantajosa para as empresas e clientes, pois garante processos ágeis e a entrega de resultados de valor. Contudo, para colocar a estratégia em prática, é fundamental seguir alguns passos importantes, após definidas as demandas e os prazos:

• Definir o que cada profissional fará no projeto;
• Realizar o contato com o cliente e a ponte entre ele e o time que executará o projeto;
• Definir as prioridades;
• Elaborar um plano;
• Criar um quadro Scrum para acompanhar o andamento das tarefas;
• Dar início às atividades;
• Recomeçar os ciclos semanais, ou conforme o prazo estabelecido para a Sprint.

Quem usa o Scrum?

Entre os papéis que citamos, é fundamental destacar o que faz um Scrum master e sua importância para a eficácia da estratégia. Mencionamos o que é Scrum master, o/a profissional que entende a respeito dessa e de outras metodologias ágeis.

Mas, além disso, é importante que esse ou essa profissional tenha realizado algum curso de Scrum, ou possua uma Certificação de Scrum Master, conhecido como Scrum Foundation Professional Certificate (SFPC).

Para saber como se tornar um Scrum master e obter mais informações, você pode acessar o portal do scrum.org, uma organização fundada pelo co-criador do Scrum, Ken Schwaber, para possibilitar que as pessoas apliquem o Professional Scrum através de meios como: curso de Scrum master, treinamentos, certificações e aprendizado contínuo.

Scrum para todas as horas e áreas

Adaptável a qualquer negócio, empresas do mundo todo têm colocado essa metodologia em prática e, a partir dela, criando seus próprios métodos ágeis.

De acordo com um artigo publicado na Infoq, o Spotify criou sua própria metodologia ágil, totalmente adaptada ao produto e aos objetivos da empresa.

Já a Open View, aproveita os benefícios do Scrum em diversas áreas, como vendas, marketing e, até mesmo, no setor financeiro.

Agora que você já viu o que é Scrum, exemplos e aplicabilidade dessa metodologia no dia a dia, acredita que o Scrum pode funcionar para você?

Para compreender o Scrum ainda mais, é interessante conhecer profundamente sua filosofia e sua proposta.

Quer uma ajudinha nossa? Se você gostou e quer saber mais sobre o assunto e como implementar a cultura ágil em sua empresa, fale com a gente! Vai ser incrível ajudar você :)