One-on-one: o que é, qual a importância e como implementar?

No ritmo acelerado do mundo corporativo atual, reter e impulsionar o crescimento dos talentos deixou de ser um diferencial e se tornou uma necessidade. As empresas buscam ferramentas eficazes para fortalecer a comunicação, alinhar expectativas e promover o desenvolvimento das pessoas colaboradoras.

Mas, como garantir que as lideranças e as pessoas lideradas estejam realmente conectadas e alinhadas? É nesse contexto que as reuniões one-on-one, também conhecidas como 1:1, podem ser grandes aliadas estratégicas, dedicadas à conversa franca e individualizada entre a liderança e a pessoa colaboradora.

Por isso, o objetivo deste artigo é trazer o que é 1:1, qual a sua importância nas empresas atuais e como utilizar essa ferramenta para impulsionar a performance, o engajamento e a satisfação na sua empresa!

O que é one on one e qual seu objetivo?

One on one, também conhecido como 1:1, é um tipo de reunião individual e privada entre uma liderança e uma pessoa membro de sua equipe. Geralmente, ela tem curta duração (entre 30 minutos a 1 hora) e pode acontecer de forma semanal, quinzenal ou mensal, dependendo da necessidade.

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O principal objetivo do one on one é criar um espaço de diálogo aberto e contínuo, com tópicos pré-definidos, mas com espaço para flexibilidade e assuntos que possam surgir durante a conversa. Além disso, ele também é importante para:

• fortalecer a relação e promover a conexão entre líder e pessoa liderada, construindo confiança e rapport;

• dar e receber feedbacks construtivos sobre desempenho, comportamento e desenvolvimento profissional, além de receber feedbacks sobre a liderança e o ambiente de trabalho;

• acompanhar o andamento e progresso das tarefas, metas e projetos, identificando obstáculos e oferecendo suporte;

• alinhar expectativas para garantir que a pessoa colaboradora esteja ciente do que a empresa espera dela, as prioridades e objetivos da equipe e da empresa;

• desenvolver a pessoa colaboradora, observando quais as necessidades de treinamento, mentoria ou coaching que vão impulsionar o crescimento profissional;

• resolver problemas, abordando e solucionando questões, conflitos ou dificuldades enfrentadas pelo colaborador ou colaboradora;

• reconhecer os esforços, conquistas e contribuições da pessoa colaboradora, aumentando sua motivação e engajamento.

Tipos de reunião 1:1

Como vimos, as reuniões one-on-one são ferramentas poderosas para lideranças que desejam fortalecer a comunicação, acompanhar o progresso individual e promover o desenvolvimento de suas equipes.

Mas você sabia que existem diferentes tipos de 1:1, cada um com um propósito e formato específicos? Entenda melhor a seguir, os tipos de alinhamento para escolher o modelo ideal para cada situação.

1. Reuniões de status: focadas na atualização do progresso do trabalho. Exemplo: um(a) gerente de projeto e um membro da equipe discutindo o status de tarefas atribuídas.

2. Reuniões de feedback: são focadas na avaliação do desempenho. Um exemplo prático seria uma liderança de equipe fornecendo feedback construtivo a alguém da equipe sobre seu desempenho recente.

3. Reuniões de coaching: elas visam o desenvolvimento profissional da pessoa colaboradora. Por exemplo, um mentor ou mentora e um(a) aprendiz discutindo habilidades que precisam ser desenvolvidas.

4. Reuniões de planejamento: o objetivo dessas reuniões é estabelecer metas e planos para o futuro. Um exemplo seria um(a) gerente e um colaborador ou colaboradora traçando metas para o próximo trimestre.

5. Reuniões de PDI: as reuniões 1:1 são o espaço perfeito para integrar as discussões sobre o PDI, tornando o processo de desenvolvimento mais contínuo e orgânico. Em vez de reuniões formais e espaçadas, o PDI pode ser abordado em conversas regulares, permitindo um acompanhamento mais próximo e uma adaptação mais rápida às necessidades do colaborador ou colaboradora.

Compreender a finalidade específica de cada tipo de reunião 1:1 é importante para maximizar sua eficácia, garantindo que tanto quem promove a reunião quanto a outra pessoa, estejam na mesma página e trabalhando em direção aos mesmos objetivos.

Quando fazer uma 1:1 na sua empresa?

Para determinar se as 1:1 são realmente necessárias na sua empresa e como utilizá-las da melhor forma, é importante considerar alguns pontos que indicam que ela pode ser uma boa alternativa.

• Comunicação falha: há ruídos na comunicação entre líder e pessoas lideradas? As informações chegam distorcidas ou incompletas aos colaboradores e colaboradoras?

• Falta de clareza: os times demonstram dúvidas frequentes sobre expectativas, prioridades ou objetivos?

• Baixo engajamento: a equipe apresenta baixa motivação, desinteresse ou falta de proatividade?

• Conflitos interpessoais: existem conflitos recorrentes ou dificuldades de relacionamento entre as pessoas membros da equipe?

• Dificuldades no desenvolvimento: as pessoas colaboradoras não demonstram progresso em suas habilidades ou buscam novos desafios?

• Problemas não resolvidos: questões e desafios permanecem sem solução, impactando a produtividade e o clima organizacional?

• Necessidade de feedback: falta um espaço formal e regular para troca de feedbacks entre a liderança e as demais pessoas da equipe?

Definir a frequência ideal para as reuniões 1:1 na sua empresa depende de diversos fatores, como a cultura organizacional, o estilo de liderança, as necessidades individuais das pessoas colaboradoras e a fase em que a equipe se encontra.

• Reuniões 1:1 semanais são importantes para novos colaboradores e colaboradoras, que podem estar em processo de onboarding; equipes em formação ou profissionais que precisam de acompanhamento mais próximo. Permite um feedback mais frequente, identificação rápida de problemas e ajuste de rotas.

• Já os 1:1 quinzenais são os mais comuns nas empresas, pois costumam ser eficazes para a maioria das equipes. Eles equilibram a necessidade de acompanhamento com a autonomia da pessoa colaboradora.

• Reuniões 1:1 mensais são indicadas para profissionais mais experientes, que possuem boa autonomia e desempenho. Permitem abordar temas mais estratégicos e de longo prazo.

• Podem ser realizadas também reuniões 1:1 eventuais para situações específicas, como um feedback pontual, a discussão de projetos importantes ou aconselhamento em momentos de decisão.

Vale lembrar que os one on one não devem ser realizados por pura formalidade, mas sim, conforme as necessidades da organização, a fase das pessoas colaboradora (se está em onboarding ou fase de adaptação), a complexidade e responsabilidades do cargo exercido, a cultura organizacional, entre outros fatores específicos.

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Como fazer um one-on-one?

Com a estratégia correta, você pode garantir que suas reuniões sejam não apenas produtivas, mas também que atendam aos objetivos estabelecidos.

Primeiramente, defina claramente o objetivo da reunião. Quer seja para feedbacks, atualizações de projetos ou discussão de metas, um objetivo claro orientará a conversa e evitará desvios desnecessários.

Em seguida, prepare uma pauta. Uma lista detalhada de tópicos a serem discutidos garantirá que todos os pontos importantes sejam abordados. Compartilhe essa pauta com a outra pessoa antes da reunião para que ambos(as) possam se preparar adequadamente.

Além disso, escolha um ambiente adequado para a reunião, considerando que um local tranquilo e privado permitirá uma discussão aberta e honesta, sem interrupções.

Por fim, reserve um tempo para reflexão e feedback após a reunião. Isso ajudará a identificar áreas de melhoria e garantirá que as lições aprendidas sejam aplicadas nos próximos encontros.

Como conduzir uma 1:1: reunião de feedback

Dominar algumas práticas pode te ajudar a maximizar o valor das suas reuniões 1:1, além de contribuir para a construção de relacionamentos mais fortes e equipes mais eficientes.

Primeiramente, é essencial estabelecer um ambiente seguro e aberto para a conversa. Isso significa deixar claro que o propósito do feedback é promover o crescimento e o desenvolvimento profissional da pessoa colaboradora.

Ao fornecer feedback construtivo, concentre-se em comportamentos específicos e evite julgamentos pessoais. Use a técnica “SBI” (Situação, Comporta mento, Impacto) para estruturar seu feedback.

Por exemplo, você pode dizer: “Na reunião da semana passada (situação), notei que você interrompeu seus colegas várias vezes (comportamento). Isso pode criar um ambiente onde as pessoas se sentem desvalorizadas e hesitam em compartilhar suas ideias (impacto)”.

Incentive a autorreflexão, fazendo perguntas abertas que estimulem a pessoa a pensar sobre suas ações e seus impactos. E lembre-se: o feedback deve ser uma via de mão dupla, ou seja, você também poderá receber um feedback.

Finalmente, termine a reunião com um plano de ação claro e acordado, com metas específicas e prazos realistas para incentivar a evolução profissional.

Tipos de alinhamento em reuniões 1:1

Nas reuniões 1:1, existem três tipos principais de alinhamento que podem ser promovidos: alinhamento estratégico, alinhamento tático e alinhamento emocional.

O alinhamento estratégico envolve a compreensão clara dos objetivos da empresa e como as tarefas individuais se encaixam nesses objetivos. Por exemplo, um(a) gerente pode usar uma reunião 1:1 para esclarecer como o projeto atual do funcionário ou funcionária contribui para a meta geral da empresa.

O alinhamento tático se refere à coordenação das ações diárias. Uma reunião 1:1 pode servir como um fórum para discutir prioridades de trabalho, resolver problemas e remover obstáculos. Isso contribui para a eficiência e a eficácia da equipe.

Finalmente, o alinhamento emocional se concentra em criar uma conexão pessoal. Estas reuniões são oportunidades para a liderança e as pessoas colaboradoras compartilharem feedbacks, reconhecimentos e preocupações, construindo assim uma atmosfera de confiança e respeito mútuo.

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Como mensurar a eficácia das reuniões 1:1

Mensurar a eficácia das reuniões 1:1 pode parecer um desafio, já que seus resultados muitas vezes são qualitativos e se manifestam a longo prazo. No entanto, você pode adotar algumas práticas para avaliar se esses encontros estão realmente cumprindo seus objetivos e gerando impactos positivos.

Colete feedback regularmente

A maneira mais direta de avaliar a efetividade das 1:1 é perguntando às pessoas colaboradoras. Inclua na sua agenda perguntas como:

• “Como você se sente em relação às nossas reuniões 1:1?”
• “O que você acha que está funcionando bem?”
• “O que podemos melhorar?”
• “Você sente que essas reuniões estão te ajudando a crescer profissionalmente?”

Além disso, como líder, faça uma autoavaliação após cada reunião:

• “Senti que a conversa foi produtiva?”
• “Consegui atingir os objetivos que havia definido?”
• “O que eu poderia ter feito diferente?”

Observe os resultados a longo prazo

Os impactos das reuniões 1:1 muitas vezes se manifestam a longo prazo. Se atente aos indicadores abaixo.

• Melhora no desempenho: o colaborador ou colaboradora tem demonstrado mais produtividade, qualidade no trabalho e proatividade?

• Aumento do engajamento: a pessoa liderada demonstra mais motivação, participação e comprometimento com suas tarefas e com a equipe?

• Redução de conflitos: houve diminuição de conflitos interpessoais ou problemas de comunicação na equipe?

• Retenção de talentos: os colaboradores e colaboradoras se sentem mais valorizados(as) e satisfeitos(as) em seus cargos?

• Desenvolvimento profissional: eles têm demonstrado progresso em suas habilidades, com a busca por novos desafios e crescimento em suas carreiras?

Utilize ferramentas de acompanhamento

Existem ferramentas e softwares que podem auxiliar no acompanhamento das reuniões 1:1, conforme veremos abaixo.

• Plataformas de gestão de performance: permitem registrar os tópicos abordados, os feedbacks trocados e os planos de ação definidos. Alguns exemplos incluem: BambooHR, Lattice e Qulture.Rocks.

• Aplicativos de organização: ajudam a agendar as reuniões, definir lembretes e compartilhar anotações. Alguns exemplos incluem: Google Agenda, Calendly e Zoom.

As necessidades e preferências podem variar de acordo com cada pessoa colaboradora e equipe. Por isso, é importante, sempre que necessário, adaptar o formato, a frequência e o conteúdo das reuniões 1:1 com base nos feedbacks recebidos e nos resultados observados.

Ao implementar essas práticas, você poderá acompanhar de perto a efetividade das suas reuniões 1:1, garantindo que elas sejam um instrumento valioso para o desenvolvimento individual, o fortalecimento das relações e o sucesso da equipe.

Como vimos, o one-on-one é muito mais que uma simples reunião, é um investimento estratégico para o sucesso da sua empresa. Ao adotar essa prática, você vai cultivar uma cultura de comunicação transparente, feedback constante e desenvolvimento individual, que impulsiona o engajamento e a performance dos seus colaboradores e colaboradoras.

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